ClauseBase

Wie ooit een contract heeft gelezen weet ongetwijfeld hoe vermoeiend zoiets kan zijn. Wat nóg vermoeiender is, is die documenten opstellen. Gelukkig biedt de Vlaamse scaleup ClauseBase een oplossing aan die het in de toekomst kinderspel maakt om vliegensvlug contracten te maken!

Toen Senne Mennes als kersverse advocaat aan de slag ging, speelde zich vaak hetzelfde scenario af. Als er een contract moest opgesteld worden, werd hem door een leidinggevende gevraagd om te vertrekken van een gelijkaardig document dat in het verleden was opgesteld. ‘Contracten opstellen is knutselen. Je vertrekt van een basisdocument dat 40 tot 60 procent geeft van wat je nodig hebt en begint dan te knippen en te plakken uit andere documenten. Daar komt natuurlijk heel wat opkuiswerk bij kijken. Terminologie moet consistent blijven, namen van vorige cliënten moeten verwijderd worden, kruisverwijzingen moeten aangepast worden, de stijl moet hetzelfde blijven... Dat opkuiswerk neemt veel tijd in beslag én je bent voor je basismateriaal ook aangewezen op het geheugen van oudere advocaten’, zegt Senne.

Hij was niet de enige die dat werk niet alleen tijdrovend, maar vooral zeer repetitief vond. Wereldwijd zijn er tienduizenden advocaten en (bedrijfs)juristen die dagelijks op hetzelfde probleem stoten. Een van hen was Maarten Truyens, die al van kinds af aan software ontwikkelt. Na een lange carrière als advocaat en bedrijfsjurist zette Maarten zich in 2015 aan het ontwikkelen van de ClauseBase-software.

In die tijd was Maarten als IT-consultant aan de slag voor het advocatenkantoor waar Senne werkte. Anderhalf jaar werkten ze samen op hetzelfde project - een periode waarin ze al snel leerden dat ze op dezelfde golflengte zaten en dezelfde drang hadden om de sector te veranderen. Eind 2018 besloten ze om de sprong te wagen en ClauseBase uit te bouwen tot een écht bedrijf.

’ClauseBase tovert clausules - de bouwblokken van een contract - om naar abstracte en herbruikbare delen. Zie het als LEGO-blokjes die je op elkaar stapelt, waarbij ClauseBase al het typische opkuiswerk voor zijn rekening neemt zodat de inhoudelijke consistentie en coherentie bewaard blijven’, klinkt het.

Zowel bij grote bedrijven als advocatenkantoren wordt de software intussen gebruikt. Ook diensten die vaak met contracten in aanraking komen - zoals sales en HR - gaan ermee aan de slag. ‘In zo’n geval maakt de juridische dienst eerst een aantal templates op, waarna ze een bijbehorende questionnaire opstellen. Door een aantal ja/nee-vragen te beantwoorden krijgen hun collega’s of klanten vervolgens een correct juridisch document. Dat leidt tot een grote boost in de efficiëntie. Bij één klant hebben ze het ooit met een chronometer getest: vroeger konden ze via Word-templates op 50 minuten tijd een arbeidscontract opstellen, via ClauseBase is dat teruggedrongen naar 5 minuten. Dat is veel tijd, en dus ook geld, bespaard’, zegt Senne.

Een van de fans van het eerste uur was Robbert Jacobs, die bij een internationaal advocatenkantoor werkte. Hij was een intensieve gebruiker van ClauseBase en nam dan ook persoonlijk afscheid nemen van Senne en Maarten toen hij van job ging wisselen. ‘Ik wil eigenlijk niet voor een baas werken’, verzuchtte hij. De twee wierpen daarom op dat hij ook in hun executive team kon komen, als hij dat zou willen. Niet veel later was de deal beklonken.

Uiteraard heeft het team al een investeringsronde overwogen, maar daar zijn ze verrassend genoeg van afgestapt. ‘We willen en moeten organisch groeien, want we zijn in een zeer traditionele sector actief. Wanneer ze erover horen, zijn bedrijfsjuristen al iets sneller mee dan klassieke advocatenkantoren en er komt ook steeds een deel opleiding bij kijken, maar we merken dat mensen meteen verkocht zijn van zodra ze een demo van ClauseBase hebben gekregen’, vertelt Senne.

De groei van het bedrijf hoeft niet aan de Belgische grenzen te stoppen: doordat de technologie juridisch agnostisch is, kan ze ook in het buitenland gebruikt worden. ‘We zijn momenteel actief in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, de Verenigde Staten, Litouwen, Kenia…’

Aan ambitie geen gebrek dus. ClauseBase zat bij een incubator voor startende bedrijven, maar botste daar na verloop van tijd op een plafond wat het advies betrof. ‘Dat bleef vaak zeer algemeen, wij wilden ideeën aftoetsen met een gespecialiseerde organisatie. Zo kwamen we bij Scaleup Vlaanderen, waar we sinds oktober het groepscoaching-traject volgen. Onze originele strategie was om iemand aan te nemen die in het Verenigd Koninkrijk actief klanten zou gaan zoeken, maar we hebben geleerd dat we eerst een aantal andere stappen moeten nemen. Zo maken we momenteel werk van een draaiboek met onze sales processen en strategie, omdat die persoon anders doelloos het veld zou ingestuurd worden. Ook onze pricing hebben we geoptimaliseerd na een sessie en leestip van Omar Mohout. Ook niet oninteressant: dankzij Scaleup Vlaanderen hebben we al minstens één concrete nieuwe klant gevonden.’ ‍

Ook benieuwd naar wat Scaleup Vlaanderen voor jouw onderneming kan doen? Bekijk dan zeker onze agenda! Wil je net als ClauseBase het groepscoaching-traject volgen? Dat kan! Op 23 februari begint een nieuwe reeks.