InviteDesk

Hoe zorg je ervoor dat de aanwezigen op je bedrijfsevenement de juiste mensen zijn? En hoe kun je in een webinar het netwerken van een fysiek evenement evenaren? Twee moeilijke vragen, maar Scaleup Vlaanderen-alumnus InviteDesk kent de oplossing.

Als bedrijf een evenement organiseren is meestal een zegen en soms een vloek. Het is leuk om prospects en klanten al dan niet virtueel te zien, maar de weg ernaartoe verloopt vaak moeilijk. Alles staat of valt namelijk met wie er aanwezig is. Niemand spreekt graag voor een halflege zaal of wil netwerken met een publiek dat op commercieel vlak niet interessant is.

De oplossing lijkt voor de hand te liggen: gewoon de juiste mensen uitnodigen. Toch is dat niet altijd makkelijk, bevestigen Jan Heiremans en Mark Van der kinderen. ‘We hebben allebei meer dan 20 jaar in leidinggevende commerciële rollen gewerkt en merkten dat er veel rompslomp bij beurzen en conferenties kwam kijken. Het versturen van uitnodigingen zorgt steeds voor frustratie bij marketing en sales. Ze willen allebei zicht hebben op wie er komt, wie er nog niet bevestigd heeft en wie nog geen uitnodiging kreeg. Voor de CEO was er dan weer te weinig transparantie op de ROI van event marketing. Er werd en wordt nog steeds veel op buikgevoel gedaan.’

Daarom lanceerden ze in 2018 InviteDesk, een tool die de funnel bij event marketing transparanter maakt, sales en marketing efficiënt laat samen werken en die zorgt voor slimme geautomatiseerde communicatie naar de gasten. Het marketingteam stelt de mails op (uitnodiging, herinnering, bevestiging,...), waarna ze binnen dezelfde tool samen met hun collega’s van de sales afdeling het overzicht van de genodigden hebben en kunnen updaten zonder dat er rompslomp bij komt kijken. Door de hele flow in één geïntegreerd proces te gieten kan je beter traceren waar prospects zich bevinden. ‘Ons systeem kan je bijvoorbeeld integreren met je CRM of marketing automation tool zodat alle belangrijke data centraal blijft..’

Het zal nog enkele maanden duren voor congressen en beurzen terug kunnen plaatsvinden, maar gelukkig zijn er online evenementen en webinars die dat gat vullen. Die brengen voor- en nadelen met zich mee. ‘Vaak denken bedrijven dat ze gewoon hun hele mail database moeten uitnodigen voor een webinar. Dat is geen goede strategie: het is niet omdat het online is dat je om het even wie moet uitnodigen’, zegt Mark. ‘Je webinar moet immers relevant zijn voor je doelgroep.’

Een extra uitdaging bij webinars is het gebrek aan interactie dat je zowel tijdens als na het evenement ervaart. De ontmoetingen in de lobby, het drankje na een keynote, de informele babbels: ze lijken overbodig maar ze leggen vaak de kiem voor een deal die nadien gesloten wordt.

‘In het begin was het wat wennen, maar nu beginnen bedrijven die online evenementen steeds serieuzer te nemen en zien we dat ze bijvoorbeeld een inhouse studio uitbouwen’, klinkt het bij Invitedesk.

Voor de scaleup heeft de coronacrisis geleid tot de ontwikkeling van een eigen webinar tool. ‘De bestaande tools waren in onze ogen niet goed genoeg om business developers in hun job te ondersteunen. Zo heb je er vaak de keuze tussen òf de volledige deelnemerslijst zichtbaar maken òf als business developer niet rechtstreeks kunnen communiceren met de mensen die je wil spreken. Daarom hebben wij ins onze tool een ruimte gemaakt waar je het gevoel krijgt dat je aan tafels in een lobby kan praten met wie je wil.’

Sinds enkele maanden volgt het team van Invitedesk het groepscoaching-traject van Scaleup Vlaanderen. ‘We draaien al lang mee in het zakenleven, maar in een grote organisatie heb je altijd volk op wie je kan terugvallen. Het is fijn dat de mensen van Scaleup Vlaanderen als klankbord kunnen dienen en zowel complexe als zeer praktische vragen kunnen beantwoorden. We hebben in volle coronacrisis twee mensen aangenomen waarvan één iemand die focust op het customer success. Dat doen we omdat we ook internationaal willen uitbreiden - en daar kan Scaleup Vlaanderen bij helpen. Niet alleen met begeleiding op vlak van strategie, maar ook door concrete vragen te beantwoorden over het werken met klanten die in een andere tijdzone leven.’

De crisis heeft die internationalisering tijdelijk vertraagd, maar het team van Invitedesk weet dat het probleem dat ze oplossen universeel is. ‘Wij blijven volop verder werken en laten onze strategie geregeld challengen of bevestigen door Scaleup Vlaanderen. De slides uit de lessen worden nu al volop intern gebruikt, en intussen zijn we ook van start gegaan in Zweden om van daaruit ook de andere Nordics landen te bedienen..’

Zin om net als InviteDesk ons groepscoaching-traject te volgen? In tien sessies focussen we samen met andere techbedrijven op uitdagingen waar scaleups mee kampen. Dat doen we aan de hand van keynotes en workshops, maar ook via individuele gesprekken. Ontdek hier alle info!